Door: Hanneke Nijkamp
Als ik dit schrijf, is de zomer in aantocht. Voor sommige ondernemers een fijne tijd om even uit te rusten en te ontspannen om in het najaar het werk weer op te pakken. Voor anderen kan het een moeilijke tijd zijn, vanwege financiële zorgen of teruglopende aanmeldingen waardoor op vakantie gaan geen optie is of de vakantiebestemming dichterbij huis is dan gehoopt. Voor iedereen zal die situatie anders zijn.
Wat ik de afgelopen jaren gemerkt heb, is dat er in de psychosociale hulpverlening per keer een golfbeweging zichtbaar is die elk jaar kan wisselen. Het ene jaar is het druk in januari en het andere jaar is het druk in april. Dit jaar hebben wij het zelfs best druk gehad in juni, zo vlak voor de vakantie. Het lijkt erop dat cliënten meer zien dat zorg niet gratis is en dat zij op zoek zijn naar die hulp die het best bij hen past en waarmee zij denken echt resultaat te boeken. Want daar komen je cliënten voor, om te groeien, vooruit te komen, problemen op te lossen en (onbewust) zichzelf beter te leren kennen.
In deze column wil ik met je nadenken over de wijze waarop je zicht houdt op de praktische kanten van het ondernemerschap. Weet je wel hoeveel nieuwe cliënten je elke maand ontvangt, heb je snel en makkelijk een overzicht van het aantal uren dat je gemaakt hebt? Hoe zie jij of er groei is in je praktijk of weet je dit pas als je weer belastingaangifte gaat doen? Voor veel therapeuten is de praktische (regel)kant van het ondernemen niet het meest leuke deel van het werk. Maar als je dit stuk in je praktijk goed op orde hebt, kan dat wel rust en inzichten geven, waardoor je je nog beter kunt focussen op het werk dat je met cliënten doet.
Het eerste, belangrijke aandachtspunt om antwoord te kunnen geven op bovenstaande vragen, is of je een administratiepakket hebt waarin je de gevraagde en gewenste gegevens kunt invoeren. Er zijn diverse systemen op de markt die hierin kunnen voorzien, maar daar hangt vaak een kostenplaatje aan vast. Je kunt ook besluiten om zelf iets te maken (of je partner of iemand die je goed kent) in bijvoorbeeld Excel of Access. Als je zelf iets gemaakt hebt, kun je dat inrichten naar je eigen wensen, maar het kost meer tijd om het goed te ontwikkelen. Zorg dat je in je administratie iedere cliënt een uniek cliëntnummer geeft. Hierdoor kun je goed bijhouden hoeveel cliënten zich in een bepaalde periode aangemeld hebben. Geef daarnaast elke factuur een uniek factuurnummer. De belastingdienst stelt eisen aan de factuur die je maakt voor een cliënt. Het kan handig zijn, als je dat nog nooit gedaan hebt, die eisen na te lopen en te kijken of je factuur hieraan voldoet. Alles wat belangrijk is om overzicht te houden op je praktijk, heeft namelijk te maken met de gegevens die je op de factuur moet zetten, zoals factuurbedrag, btw, datum, uniek factuurnummer enz.
Ook is het handig om elk kwartaal in te voeren welke kosten je gemaakt hebt. Ben je btw-plichtig, dan moet dit in veel gevallen zelfs, maar ook als voor jou de btw-plicht niet geldt, kan het een goede gewoonte zijn. Zo kun je elk kwartaal bekijken wat je inkomsten en uitgaven zijn en zien hoe het loopt met jouw praktijk. Als je merkt dat het financieel gezien goed loopt met je praktijk, kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om te gaan investeren in jezelf met een opleiding of cursus. Of je gaat investeren in pr, wat vaak best wat kosten met zich meedraagt, maar heel erg belangrijk is! In de volgende column wil ik verder ingaan op pr.
Maar voor nu dus de praktische tip: krijg overzicht in inkomsten en uitgaven per kwartaal om zo meer inzicht in je eigen bedrijf te krijgen. Mocht je vragen hebben naar aanleiding van mijn column of vragen hebben over ondernemen, dan mag je daarvoor altijd contact met mij opnemen (info@caritasgroep.nl). Mogelijk kan ik je in een persoonlijk gesprek begeleiden of het onderwerp uitwerken in een volgende column.
Hanneke Nijkamp is praktijkhouder bij de Caritasgroep. Ze is psycholoog, relatiecounselor, coach en supervisor. info@caritasgroep.nl
Overzicht houden als zelfstandig ondernemer
Goed overzicht houden over je praktijk helpt om rustig te blijven, ook in wisselende periodes. Door regelmatig overzicht te creëren over je aanmeldingen en financiën, kun je beter anticiperen op drukke en rustige tijden. Lees ook andere columns op curova.nl of meer tips via Wikipedia.
