Digitaal vergaderen als vereniging bracht tijdens de coronaperiode voor veel besturen nieuwe uitdagingen met zich mee, zoals deze voorzitter uit eigen ervaring beschrijft. De ALV van eind januari zag ik positief tegemoet, ook al was het de eerste keer dat we die als video conference organiseerden. Het zou wel lukken, dacht ik. Goed voorbereid zat ik er die dag helemaal klaar voor. Maar er ging iets gruwelijk mis. Althans, voor mij. En ook de aanduiding ‘gruwelijk’ bestond vooral in mijn hoofd. Je snapt het waarschijnlijk al, ik had stress. En niet zo’n beetje ook.
De ALV van eind januari zag ik positief tegemoet, ook al was het de eerste keer dat we die als video conference organiseerden. Het zou wel lukken, dacht ik. Goed voorbereid zat ik er die dag helemaal klaar voor. Maar er ging iets gruwelijk mis. Althans, voor mij. En ook de aanduiding ‘gruwelijk’ bestond vooral in mijn hoofd. Je snapt het waarschijnlijk al, ik had stress. En niet zo’n beetje ook. De techniek liet het bij mij namelijk afweten. Ik kon de overige bestuursleden zien en horen, maar zij en de overige aanwezigen mij niet. Wat er toen door me heen ging? Ik voelde me hopeloos machteloos. Het was zo’n onverwachte stresssituatie waarbij het zweet je eventjes uitbreekt, maar waarbij uiteindelijk alles op zijn pootjes terechtkomt. Toen de eerste schrik voorbij was, stuurde ik Rick Denkers een bericht, waarna hij meteen onze vicevoorzitter Piet Peizel inlichtte, die op zijn beurt direct de leiding nam en de vergadering razendsnel startte. Heel professioneel. Korte tijd later was de verbinding hersteld en kon ik het stokje probleemloos van hem overnemen. Ik voelde me echt gesteund door mijn collega-bestuurders dat ze het zo goed hadden opgepakt.
Wat ik hier graag kwijt wil, is dat ik het live contact tijdens deze video-ALV erg heb gemist, al is het natuurlijk fijn dat we het überhaupt op deze manier kunnen doen. Toch geef ik de voorkeur aan een gelegenheid waarin we fysiek met elkaar bijeenkomen. Vanwege het contact, de directe feedback en de collegiale uitwisseling, maar ook om aan te voelen of de essentie van wat je zegt overkomt zoals je het bedoelt. Ik sprak nu voor een onzichtbaar publiek en dat kost meer concentratie. Ook Piet had het druk, hij zat bij de chatbox. Terwijl hij bezig was het antwoord te formuleren op een vraag, kwamen er ondertussen een heleboel nieuwe binnen.
Twee van die vragen wil ik hier graag nog even uitlichten. Die betroffen mij als voorzitter. Een ervan was hoeveel patiëntencontacturen ik wekelijks aan mijn praktijk besteed. Dat gaf mij een indruk over het beeld dat sommige leden hebben over het bestuurswerk, dat ze wellicht een tikkeltje onderschatten. Een vereniging als de onze kan je tegenwoordig niet meer professioneel leiden als je het moet hebben van het weekend of wat vrije avonduurtjes. Het werk is te complex geworden. Daarom heb ik mijn praktijk in de afgelopen jaren afgebouwd. Dat was een bewuste keuze. Al lang geleden realiseerde ik me dat de voorzittersfunctie veel tijd vraagt als je die goed wilt uitvoeren. Als je ergens met heel je hart voor staat, dan ben je bereid daarvoor concessies te doen.
Een andere vraag was wie ik precies ben. Op de homepage van onze website vind je in nummer 1/2017 van het NWP Magazine een uitgebreid interview met mij. Inmiddels zijn er sinds dat interview meer dan vier jaar verstreken. Een periode waarin veel gebeurt. Ook hebben we in die tijd nieuwe leden gekregen die mij wellicht nog niet zo goed kennen. Het kwam in me op dat het daarom tijd werd voor een nieuw interview. Dat wordt een artikel waarin ik onder andere zal vertellen over mijn nieuwe functie als vice-voorzitter van de KAB. Die ben ik aangegaan omdat ik mogelijkheden zie voor de branche: bruggen bouwen in het belang van de toekomst van ons werkveld. Hoe ik dat voor me zie? Je leest het in het volgende nummer.
Digitaal vergaderen als vereniging vraagt dus niet alleen om de juiste techniek, maar ook om een goed doordacht draaiboek voor als het misgaat. Uit deze ervaring bleek hoe belangrijk het is dat bestuursleden weten wie welke rol overneemt bij technische problemen, zodat een vergadering niet volledig vastloopt. Veel verenigingen hebben inmiddels een vast protocol voor digitaal vergaderen als vereniging, met een reservecommunicatiekanaal zoals een appgroep voor het geval de hoofdverbinding wegvalt. Meer praktische tips over het rechtsgeldig organiseren van een digitale ledenvergadering zijn te vinden via de Kamer van Koophandel.
Tegelijk laat deze column zien dat digitaal vergaderen als vereniging zijn eigen dynamiek heeft: een chatbox die volstroomt met vragen, een spreker die voor een onzichtbaar publiek staat, en het gemis van direct non-verbaal contact. Toch heeft de digitale vorm ook voordelen, zoals een lagere drempel voor leden die anders niet fysiek aanwezig hadden kunnen zijn.
Lees ook meer gerelateerde artikelen op de themapagina van NWP Magazine 2021.
Veelgestelde vragen
Wat kun je het beste doen als de techniek het laat afweten tijdens digitaal vergaderen als vereniging?
Spreek vooraf af wie de vergadering overneemt als de voorzitter of een spreker technische problemen krijgt, zoals in deze column gebeurde. Een duidelijke rolverdeling zorgt ervoor dat digitaal vergaderen als vereniging ook bij pech soepel kan doorgaan.
Is digitaal vergaderen als vereniging net zo effectief als fysiek vergaderen?
Dat verschilt per situatie. Digitaal vergaderen als vereniging is praktisch en toegankelijk, maar mist vaak de directe feedback en collegiale uitwisseling van een fysieke bijeenkomst. Veel verenigingen kiezen daarom voor een combinatie, afhankelijk van het type overleg.
Hoe ga je om met een chatbox vol vragen tijdens een digitale vergadering?
Wijs van tevoren iemand aan die zich specifiek richt op het beantwoorden van chatvragen, zodat de voorzitter zich kan concentreren op het leiden van de vergadering. Bij digitaal vergaderen als vereniging is een goede taakverdeling essentieel om niemand het gevoel te geven ongehoord te blijven.
Welke rol speelt voorbereiding bij succesvol digitaal vergaderen als vereniging?
Een technische testronde vooraf, een back-upplan bij verbindingsproblemen en een korte instructie voor deelnemers verkleinen de kans op verrassingen. Goede voorbereiding is bij digitaal vergaderen als vereniging net zo belangrijk als bij een fysieke bijeenkomst, zo niet belangrijker.
Ann Jurriëns-Velthorst
Voorzitter
