De 6 bouwstenen van breinvriendelijk hybride werken

Door Elke Geraerts

Elke crisis is tegelijkertijd een kans. We weten al jaren wat we moeten doen om breinbewuster te leven en te werken, maar toch zetten we die kennis nauwelijks om in de praktijk. Tot de wereld door corona ineens stilstond. Toen konden we het plots wel: op een heel andere manier werken en leven.

Het nieuwe hybride werken – waarbij we flexibel schakelen tussen thuis en kantoor – biedt enorm veel mogelijkheden om eindelijk een mentale sprong voorwaarts te maken, als we tenminste rekening houden met zes belangrijke bouwstenen.

1. Plan elke dag focustijd in

Onderzoek leert dat ons brein na een afleiding 25 minuten tijd nodig heeft om opnieuw in diepe concentratie te gaan. Ons brein is met andere woorden niet gemaakt om te multitasken; multitaskers zijn tot 40% minder efficiënt. Zeker als we thuis aan het werk zijn, hebben we de neiging om verschillende taken door elkaar uit te voeren. Een vergadering volgen en tegelijkertijd onze mails beantwoorden, een dossier afwerken terwijl de kinderen binnenkomen, een belangrijk telefoontje plegen terwijl we staan te koken… We denken graag dat we zo tijd winnen, maar niets is minder waar.

Zorg er daarom voor dat je bepaalde taken in diepte en focus kunt uitvoeren. Mijn motto? Als je op olifanten jaagt, laat je dan niet afleiden door konijnen. Als je weet wat je olifant van de dag is, plan er dan gericht focustijd voor in. Schakel e-mailmeldingen uit, zet jezelf op ‘afwezig’ in Teams en leg andere afleiders, zoals je telefoon, desnoods in een andere ruimte.

2. Durf af en toe onbereikbaar te zijn

Op kantoor vinden we het heel normaal dat iemand af en toe een ommetje maakt langs de koffiemachine of even binnenloopt bij een collega om kort te overleggen. Vertegenwoordigers hebben tussen klantenbezoeken in een korte of lange pauze in de auto. Je beseft het misschien niet, maar het zijn allemaal micromomenten waarop je brein even offline kan, letterlijk en figuurlijk.

Het is een fout die velen van ons maakten toen we tijdens de crisis plots thuis moesten werken: we bleven drie tot vier uur aan één stuk achter onze computer zitten. Geen collega in de buurt die je kon storen, maar ook geen collega die spontaan even kwam vragen hoe je weekend was. Het gevolg? Ons brein stond continu in de werkmodus. Geen wonder dat we ons aan het einde van de dag vaak zo uitgeput voelden.

Ik pleit ervoor om af en toe heerlijk onbereikbaar te zijn. Durf op een werkdag te recupereren wanneer je brein helemaal verzadigd is en je energie op is. Ga even offline, maak een korte wandeling en ga daarna weer met 100% energie aan de slag.

3. Bewaak je energie

Cijfers van Microsoft uit 2021 tonen aan dat de tijd die opgaat aan Teams-vergaderingen wereldwijd is verdubbeld. De gemiddelde Teams-gebruiker verstuurt bovendien 45% meer chats per week en 42% meer chats per persoon na de werkuren. We vervingen formele en informele fysieke overlegmomenten collectief door digitale meetings, maar vergaten dat digitaal communiceren ontzettend veel energie vraagt. Zo ligt de snelheid van virtueel werk vaak hoger. Terwijl we de ene meeting verlaten, zit de host van de volgende meeting al op ons te wachten. Hetzelfde geldt voor mails en chatberichten: alles lijkt even urgent. Bovendien komen berichten via mail of app op een heel andere manier binnen dan wanneer je iemand face to face ziet.

Online communiceren zal altijd anders zijn dan offline, maar er zijn etiquetteregels die je kunnen helpen om digistress bij jezelf en je collega’s te voorkomen. Bijvoorbeeld: stel een mail zorgvuldig op en geef de nodige context mee. Maar ook: lees een mail zorgvuldig en probeer niet té veel tussen de regels door te lezen. Ook belangrijk is het om het juiste medium op het juiste moment te kiezen: een snelle app voldoet in sommige gevallen prima, maar vaak is een telefoontje of een videocall meer waard dan duizend e-mails.

4. Ga voor een digitale detox

Dit is geen pleidooi tegen digitalisering, wel een pleidooi om de digitalisering zo in te zetten dat het ons brein – en dus ook ons welzijn – ten goede komt. Een goed digitaal werkbeleid houdt rekening met wanneer je in focus moet zijn (en dus bij voorkeur zo weinig mogelijk gestoord wilt worden). In een ideale wereld staan er duidelijke focusblokken in je agenda. Tijdens deze focusblokken is het goed even cold turkey te gaan en alle digitale prikkels zo veel mogelijk te mijden. Dat kan perfect thuis, maar er zijn ook mensen die op kantoor een betere focus vinden.

Als je in een team werkt, is het uiteraard ook belangrijk waar het kan rekening te houden met elkaars focusblokken. Het is handig om aan te geven wanneer jij focustijd hebt ingepland, net zoals het handig is om te weten wanneer de collega’s in je team liever niet worden gestoord. Een gedeelde digitale agenda kan uitkomst bieden.

Naast blokken voor deep work zul je ook tijd moeten inruimen voor de dagelijkse beslommeringen. Kies ook hier het juiste medium: sommige zaken kunnen perfect via mail, voor andere neem je beter de telefoon. Probeer voor een bepaald type communicatie een bepaald medium te kiezen en houd je daaraan: als je van je collega via mail, WhatsApp én de interne chat informatie doorkrijgt, raak je al snel de weg kwijt.

En wat doe je met vergaderingen? Dynamische, creéatieve onderwerpen vragen om een meeting waarbij een team liefst fysiek samen rond de tafel zit. Plan deze dan ook in op momenten waarop iedereen op kantoor is. Informatieve vergaderingen, statusupdates en meer technische onderwerpen kun je vaak wel via de digitale weg oplossen.

Of je nu offline of online vergadert: geef een meeting vanaf de start een duur en een inhoudelijk doel mee. Het is dé voorwaarde voor alle betrokkenen om flow te ervaren. Stel daarom vooraf een agenda op en deel die. Denk na over wie er zal of moet zijn, begin en stop op tijd en vat de meeting in de laatste vijf minuten samen. Houd iedereen die deelneemt, betrokken en energiek. Dat doe je bijvoorbeeld door regelmatig om feedback te vragen, deelnemers rechtstreeks aan te spreken, door met wisselende verslaggevers te werken en oogcontact te houden.

Overweeg ook andere manieren van communicatie. Vraag jezelf af voor je een videogesprek plant: hebben we echt een vergadering over dit onderwerp nodig? En zo ja, wat kan ik doen om die vergadertijd zo nuttig mogelijk te besteden? Veel informatie kun je vooraf aan je team bezorgen, zodat het afstemmen zelf tijdens een (online of offline) meeting tot het strikte minimum beperkt blijft. Denk aan cijferrapportages: waarom stuur je ze voor een vergadering niet al even door? Dan kan iedereen ze op zijn gemak doornemen en tijdens de vergadering gericht vragen stellen. Dat is veel inspirerender dan het eerste half uur samen naar een Excel-file vol cijfers te zitten staren.

5. Creëer rituelen

Een cliënt vertelde me dat ze tijdens de pandemie thuis aan de keukentafel werkte. Om aan haar werkdag te beginnen schoof ze niet zomaar het ontbijt opzij, nee, ze haalde een specifiek tafelkleed in een andere kleur tevoorschijn en creëerde zo haar eigen ritueel om haar werkdag te starten. Het is een prima idee. Zorg voor een overgang van privé naar werk, vervang je reistijd door een korte wandeling, een kop koffie in de tuin of op het terras. Ook tijdens de werkdag kun je rituelen integreren. Zo kun je veranderen van ruimte of muziekzender wanneer je switcht van de ene taak naar de andere. Misschien kan een stevige beat je wel opzwepen bij het afhandelen van je administratie en gaat mails beantwoorden het best staand. En vergeet ook niet om dat tafelkleed aan het einde van de middag weer te vervangen en de werkdag met een ritueel af te sluiten.

6. Wees authentiek

De crisis sneed onze fysieke banden met collega’s door, maar bracht ons op een onverwachte manier ook sterker samen dan ooit tevoren. ‘I now know quite a few people, who I have been working very closely with during this past year and who I’ve never met in person. People who now know me quite well, I know them quite well, but I have never seen their legs… but I’ve seen their homes, kids & pets’, zo beschreef de Deense grafica Mona Ebdrup het treffend op Twitter.

Tijdens de pandemie leerden we onze collega’s op een andere, authentiekere manier kennen. En dat is goed nieuws! Mensen die nauwe contacten met collega’s onderhouden, ervaren niet alleen sterke werkrelaties, maar ook een hogere productiviteit en een beter algemeen welzijn. Authentieke persoonlijke interacties hebben de kracht om inclusie en innovatie te stimuleren.

Ik ben er al lang een grote voorstander van om je authenticiteit expliciet te tonen op het werk. Voor COVID-19 zag ik vaak dat mensen heel anders waren op de werkvloer dan privé. Het leek wel of ze een werkpet en een privépet hadden. Maar dat is onzin: we zijn één persoon. Ik spreek in dat verband graag over work-life integration. Als je overal je echte identiteit toont, als je je waarom en je waarden uit, zul je aan het einde van de rit veel meer energie overhouden.

Elke Geraerts is doctor in de psychologie en bekleedde verschillende academische posities aan de universiteiten van Harvard, St. Andrews, Maastricht en Rotterdam. Ze is CEO bij Better Minds at Work, dat bedrijven helpt om het mentaal kapitaal van hun werknemers te verhogen. In haar nieuwe boek De Mentale Reset toont ze hoe we na een crisis sterker kunnen staan dan ooit tevoren.