De adviseur legt uit: waarom is een goede administratie belangrijk?
Door Willem van der Kolk
Weet u wat er komt kijken bij het administreren? Een goed opgezette administratie is namelijk van groot belang: niet alleen voor informatie over de bedrijfsvoering, maar óók om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen.
Belang voor de bedrijfsvoering
Zo’n systeem, wanneer het ‘goed op orde is’, levert u snel de informatie over cijfers en resultaten van uw onderneming. U heeft voortdurend inzicht in uw omzet, de kosten en de winst. Het stelt u in staat om tijdig in te spelen op ontwikkelingen, bijvoorbeeld door op tijd bij te sturen wanneer kosten uit de hand dreigen te lopen.
Voor therapeuten en andere zelfstandig behandelaars komt hier vaak nog een extra laag bij: naast de fiscale vastlegging moet u ook een zorgvuldige cliëntadministratie bijhouden, inclusief behandelplannen en facturatie, wat de noodzaak van een overzichtelijk systeem alleen maar groter maakt.
De wettelijke basis voor uw administratie
De fiscus verlangt jaarlijks een fiscale aangifte met uw cijfers (eenmanszaak of besloten vennootschap). De fiscus mag deze aangifte controleren aan de hand van uw complete vastlegging. Dit noemen we ook wel een ‘boekenonderzoek’. U bent op grond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen verplicht om hieraan mee te werken. Indien deze niet op orde is, of u heeft een deel ervan niet bewaard, dan zal de fiscus zelf een oordeel vellen over de juiste vaststelling van de winst. Meestal is dat in uw nadeel. U dient dan zelf te bewijzen dat de berekening van de fiscus onjuist is en u wordt dan geconfronteerd met een ‘omgekeerde bewijslast’.
Ook voor het aanvragen van financiering bij een bank, of bij een eventuele verkoop van uw praktijk, is een overzichtelijke en actuele vastlegging onmisbaar. Financiers en kopers willen namelijk een helder beeld krijgen van de financiële gezondheid van uw onderneming, en dat beeld kunt u alleen geven met cijfers die kloppen en up-to-date zijn.
De bewaarplicht van uw administratie
De wettelijke bewaartermijn voor de basisgegevens hieruit is tenminste 7 kalenderjaren. Bepaalde onderdelen worden beschouwd als ‘basisgegevens’: het grootboek, vastlegging kas, de bankbescheiden, debiteuren- en crediteurenadministratie, telling en waardering voorraad, alle in- en verkoopfacturen en een (eventuele) loonadministratie. Denk ook aan de ‘sluitende kilometeradministratie’ voor de auto van de zaak (aantonen minder dan 500 km per jaar privé gereden).
U dient vooraf met de fiscus afspraken te maken over het feit of u alles bewaart op papier of elektronisch. Dat geldt ook over het bewaren op detailniveau (dagstaten, telstroken, agenda’s, correspondentie, contracten, e.d.). In beginsel behoort dit allemaal hiertoe! Computerprogramma’s waarmee dit is gevoerd, vallen ook onder de bewaarplicht. Voor de (conversie van) opgeslagen bestanden of het leesbaar kunnen reproduceren van bestanden bent u zelf verantwoordelijk.
Administratie zelf doen of uitbesteden?
Een boekhouding is vaak complexer dan u zou verwachten. Daarnaast moet u ook voldoende tijd aan de administratie kunnen besteden en die tijd kunt u ook anders nuttig besteden: bij voorkeur aan het goed bedienen van uw klanten.
Soms is een goede samenwerking daarin een oplossing. U maakt met een adviseur/accountant afspraken over welke taken u goed overziet en zaken die u zelf kunt uitvoeren, en de rest besteedt u dan uit.
Denk eens aan een ‘scan en herken’ administratie, waarbij u alleen factureert met het boekhoudpakket en zorgt voor de betaling van inkoopfacturen. Alle bonnen en inkoopfacturen scant u in en deze worden door u geüpload naar een emailadres dat is gekoppeld aan uw administratie, evenals uw zakelijke bankmutaties. Met deze vorm van ‘real time accounting’ bent u altijd bij en houdt u volledig inzicht in uw cijfers middels een dashboard.
Praktische tips bij het kiezen van een adviseur
- Let op 3 dingen bij de keuze van een adviseur: de kwaliteit, de service en prijs.
- Vraag meerdere offertes op en maak heldere prijsafspraken over de uit te voeren werkzaamheden, zodat u later niet voor verrassingen komt te staan.
- Benut de adviseur op de juiste wijze: een samenwerking met de adviseur kan goed voor u werken. Bespreek welke zaken u zelf kunt verzorgen.
Willem van der Kolk is adviseur bij Van der Kolk Belastingadviseurs.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik dit niet op orde heb?
De fiscus kan bij een boekenonderzoek zelf een oordeel vellen over uw winst, meestal in uw nadeel, en u krijgt dan te maken met een omgekeerde bewijslast: u moet zelf bewijzen dat de berekening onjuist is.
Moet ik alles op papier bewaren?
Nee, u kunt met de fiscus afspreken of u de administratie op papier of elektronisch bewaart, zolang bestanden leesbaar en reproduceerbaar blijven gedurende de bewaartermijn.
Is het slim om alles uit te besteden?
Dat hangt af van uw eigen tijd, kennis en voorkeur. Veel therapeuten kiezen voor een tussenvorm, waarbij ze zelf factureren en een adviseur de rest verzorgt via bijvoorbeeld scan-en-herken software.
Meer praktische artikelen voor therapeuten en ondernemers lees je in dit magazine.
