De adviseur legt uit: waarom is een goede administratie belangrijk?

Door Willem van der Kolk

Weet u wat er komt kijken bij het administreren? Een goed opgezette administratie is namelijk van groot belang: niet alleen voor informatie over de bedrijfsvoering, maar óók om aan uw wettelijke verplichtingen te voldoen.

Bedrijfsvoering

Een administratie die ‘goed op orde is’, levert u snel de informatie over cijfers en resultaten van uw onderneming. U heeft voortdurend inzicht in uw omzet, de kosten en de winst. Het stelt u in staat om in te spelen op ontwikkelingen.

Wettelijke basis

De fiscus verlangt jaarlijks een fiscale aangifte met uw cijfers (eenmanszaak of besloten vennootschap). De fiscus mag deze aangifte controleren aan de hand van uw (volledige) administratie. Dit noemen we ook wel een ‘boekenonderzoek’. U bent op grond van de Algemene Wet verplicht om hieraan mee te werken. Indien uw administratie niet op orde is, of u heeft (een deel van) de administratie niet bewaard, dan zal de fiscus zelf een oordeel vellen over de juiste vaststelling van de winst. Meestal is dat in uw nadeel. U dient dan zelf te bewijzen dat de berekening van de fiscus onjuist is en u wordt dan geconfronteerd met een ‘omgekeerde bewijslast’.

Bewaarplicht administratie

De wettelijke bewaartermijn voor de basisgegevens uit uw administratie is tenminste 7 kalenderjaren. Bepaalde onderdelen worden beschouwd als ‘basisgegevens’: het grootboek, vastlegging kas, de bankbescheiden, debiteuren- en crediteurenadministratie, telling en waardering voorraad, alle in- en verkoopfacturen en een (eventuele) loonadministratie. Denk ook aan de ‘sluitende kilometeradministratie’ voor de auto van de zaak (aantonen minder dan 500 km per jaar privé gereden).

U dient vooraf met de fiscus afspraken te maken over het feit of u de administratie bewaart op papier of elektronisch. Dat geldt ook over het bewaren op detailniveau (dagstaten, telstroken, agenda’s, correspondentie, contracten, e.d.). In beginsel behoort dit allemaal tot uw administratie! Computerprogramma’s waarmee uw administratie is gevoerd, vallen ook onder de bewaarplicht. Voor de (conversie van) opgeslagen bestanden of het leesbaar kunnen reproduceren van bestanden bent u zelf verantwoordelijk.

Administratie uitbesteden ja/nee

Een boekhouding is vaak complexer dan u zou verwachten. Daarnaast moet u ook voldoende tijd aan de administratie kunnen besteden en die tijd kunt u ook anders nuttig besteden: bij voorkeur aan het goed bedienen van uw klanten.

Soms is een goede samenwerking daarin een oplossing. U maakt met een adviseur/accountant afspraken over welke taken u goed overziet en zaken die u zelf kunt uitvoeren, en de rest besteedt u dan uit.

Denk eens aan een ‘scan en herken’ administratie, waarbij u alleen factureert met het boekhoudpakket en zorgt voor de betaling van inkoopfacturen. Alle bonnen en inkoopfacturen scant u in en deze worden door u geüpload naar een emailadres dat is gekoppeld aan uw administratie, evenals uw zakelijke bankmutaties. Met deze vorm van ‘real time accounting’ bent u altijd bij en houdt u volledig inzicht in uw cijfers middels een dashboard.

Tips

• Let op 3 dingen bij de keuze van een adviseur: de kwaliteit, de service en prijs.
• Vraag meerdere offertes op en maak heldere prijsafspraken over de uit te voeren werkzaamheden.
• Benut de adviseur op de juiste wijze: een samenwerking met de adviseur kan goed voor u werken. Bespreek welke zaken u zelf kunt verzorgen.

Willem van der Kolk is adviseur bij Van der Kolk Belastingadviseurs.