Door: Doriene van Luttervelt
Elke therapeut, counselor, maatschappelijk werker of zelfstandig ondernemer heeft wel eens van die momenten, dat er tijd tekort is om alle administratie, acquisitie en andere klusjes te doen die blijven liggen.
Dit probleem doet al snel denken aan een begrip als ‘multitasken’. Multitasken klinkt misschien heel hip en efficiënt, alleen in de praktijk veroorzaakt deze manier van werken een vol hoofd, onrust en stress. En dat is wat we eigenlijk willen voorkomen.
Door te multitasken zijn we geneigd om te veel tegelijk te willen doen. En dit gaat ten koste van de effectiviteit, ofwel effectiviTIJD. We zijn eigenlijk meer aan het ‘switchtasken’. Want hoe vaak gebeurt het, dat we van een werkbaar uur van 60 minuten ook echt effectief gebruik maken? Dan komt er weer een e-mail binnen: ping… “even snel lezen”. Of de telefoon gaat: “wie zou het zijn?” De postbode: “zou die ene brief er bijzitten?”
Van de 60 minuten in een werkbaar uur blijven soms maar 10 minuten effectiviTIJD over. Zonde toch? Want wat gebeurt er als we niet meteen reageren op een e-mail of telefoontje? Zou dat een ramp veroorzaken? Zelfs de ISO 9001 standaard houdt 24 uur aan voor het beantwoorden van een e-mail. Belangrijker dan direct reageren is reageren en dan vooral met aandacht!
EffectiviTIJD is voor iedereen haalbaar. Ook voor wie moeite heeft met organiseren en concentreren. Zelfs impulsieve en hyperactieve mensen kunnen leren plannen. Het vraagt uiteraard wel focus, daadkracht en doorzettingsvermogen. Er bestaan geen vaste regels voor organiseren en plannen, want wat voor de één werkt, hoeft voor de ander niet te werken. Het gaat erom een systeem te ontwikkelen dat voor jou persoonlijk werkt en dat bij jou past. Hieronder staan 7 gouden tips die kunnen bijdragen aan effectiviTIJD. Veel succes – en vooral plezier – met het toepassen in de praktijk!
7 GOUDEN TIPS:
1. Focus. Wat is écht belangrijk voor je werk en je praktijk? Focus je op die dingen in plaats van op ‘alles’. Specialist in plaats van generalist. Praktisch: Het kan snel te veel worden waardoor je het overzicht verliest. Denk liever wat langer na en stel jezelf de vraag: ‘Wat wil ik echt?’ en doe dat met passie!
2. Prioriteiten. Stel prioriteiten. Wat moet er écht vandaag af? Doe dat eerst. Praktisch: Maak bakjes op je bureau met bijvoorbeeld: Vandaag, Morgen en Overmorgen.
3. Concentratie. Neem géén telefoon aan tijdens werkzaamheden waar je je écht op moet concentreren. Praktisch: “Dit is de voicemail van….. Tussen 10-16 uur kan ik de telefoon niet opnemen. Na 16 uur bel ik u terug. Mocht uw vraag urgent zijn, stuur dan een email naar…”
4. Opruimen. Doe elke dag iets. Dat ruimt lekker op! Zo wordt die stapel kleiner in plaats van iedere dag groter. Praktisch: Gebruik verschillende gekleurde ordners en maak je eigen systeem: bijvoorbeeld: post wegwerken, administratie doen, bureau opruimen.
5. Notities. Zorg dat je altijd een klein notitieboekje bij je hebt of gebruik je smartphone. Hierin kun je alles noteren wat je bedenkt, graag wil doen of wat je niet mag vergeten. Praktisch: Losse geeltjes zijn minder bruikbaar, omdat je die kwijt kunt raken. Ook kun je bijvoorbeeld gebruik maken van Taken in Outlook. Zet hierin elke dag, of elke 2-3 dagen, wat je in je boekje hebt geschreven.
6. Ja of nee. Beloof niets wat je niet kunt waarmaken! Denk er liever even wat langer over na voordat je JA of NEE zegt. Praktisch: “Ik laat het even inwerken en kom erop terug.”
7. Agenda. Houd je agenda bij: online, op papier en/of in je telefoon. Zo kun je geen afspraken missen of vergeten. Praktisch: Stel een herinneringstijd in om te voorkomen dat je te laat komt.
Als laatste een tip voor de boekenkast: Multitasken bestaat niet (Dave Crenshaw), een klein en handig boekje om bewust te worden van hoe je door alles tegelijk te doen, niets gedaan krijgt.
www.d-ifferenz.nl
