Herregistratie zonder gedoe
Door: Ton de Jongh
Zorgeloos zorgverlenen
Iedereen kent het en iedereen ondergaat het: de administratieve last waar we nu eenmaal niet omheen kunnen en die elk jaar telkens weer lijkt te zijn toegenomen. Komen we naast al die administratieve activiteiten nog wel voldoende toe aan ons werk, aan datgene waar we bewust voor gekozen hebben en waar onze passie ligt? En kan die administratie nou echt niet wat minder en wat efficiënter? Het antwoord is ja.
De informatie- en communicatietechnologie (ICT) evolueert namelijk razendsnel. En dat biedt volop mogelijkheden op het gebied van administratie en communicatie. De intrede van internet, smartphones en social media in alle lagen van onze maatschappij is onomkeerbaar. Onze communicatie wordt hierdoor sneller en de administratieve last kan in grote mate worden opgevangen door adequate computerondersteuning. Waarom nog moeilijk doen als het ook makkelijker kan?
NFG-herregistratie
Zoals jullie al hebben kunnen zien, is de online-herregistratieprocedure van de NFG onlangs vernieuwd. Een registratie bij de NFG wordt voor twee jaar verlengd wanneer voldoende studiepunten zijn behaald. Die studiepunten worden toegekend op basis van scholingsactiviteiten, zoals het volgen van bij- en nascholing, supervisie of intervisie en het lezen van vakliteratuur. De NFG beoordeelt vervolgens of de activiteiten inderdaad studiepunten opleveren ten behoeve van de herregistratie. Voorheen was dit voor de NFG elke twee jaar steeds een enorme klus, waar drie medewerkers steeds hun handen aan vol hadden.
Dit heeft de NFG doen besluiten om de procedure administratief gezien aanzienlijk te vereenvoudigen, zowel voor de NFG als voor haar leden. Samen met haar ICT-partner LogiTeam is gewerkt aan een online-herregistratie module op de NFG-website, waarbij het voor de NFG-leden zo eenvoudig mogelijk is gemaakt om trainingscertificaten of andere stukken die betrekking hebben op bijscholing, te uploaden.
Dit uploaden kan op elk willekeurig moment en vanaf elke willekeurige locatie en hoeft dus niet te worden uitgesteld, totdat de herregistratie pas weer aan de orde is (en u de benodigde documenten wellicht niet meer 1-2-3 kunt terugvinden). NFG-leden kunnen via de website altijd direct zien hoeveel studiepunten ze al hebben verzameld en de NFG kan de studiepunten eveneens op elk willekeurig moment beoordelen en goedkeuren. De herregistratie is zodoende niet alleen eenvoudiger, maar ook vele malen sneller en efficiënter.
Het inscannen van documenten is weliswaar ook weer een “extra” handeling, maar dit kan misschien minder moeite kosten dan u denkt. Voor het inscannen van de documenten volgt hieronder een aantal handige tips.
Tips voor het inscannen van documenten:
1. Verreweg het eenvoudigst is het om gewoon met de smartphone een foto te maken en deze naar uzelf te mailen. Het bestand dat bij de mail wordt gevoegd, is daardoor klein en snel te uploaden.
2. Let erop dat het document voldoende leesbaar is voor een beoordeling door de NFG. De foto moet uiteraard voldoende scherp (leesbaar) zijn. Houd uw mobiel of fototoestel daarbij niet gekanteld of ondersteboven, maar gewoon rechtop. Zorg voor voldoende belichting. Indien u een document recht van boven fotografeert en de lichtbron bevindt zich ook recht boven het document, dan kan uw smartphone of fototoestel een hinderlijke schaduw op het document geven. Beter is het dan om het document schuin rechtop te zetten en de foto dus niet van bovenaf te maken maar zijwaarts. Gebruik geen flitser als dit leidt tot een weerkaatsing van licht op het document waardoor het (deels) onleesbaar wordt.
3. Als u geen smartphone heeft, volstaat een digitale camera natuurlijk ook. Let er wel op dat sommige toestellen standaard foto’s opslaan in een posterformaat waardoor de bestanden te groot zijn om te uploaden. Kies bij voorkeur een kleine bestandgrootte (tussen 50KB en 2000KB), of kies op uw toestel een format voor webpublicatie. Met de meeste fotoprogramma’s kunt u een bestand eenvoudig in een kleiner formaat opslaan.
4. De meeste moderne printers kunnen ook documenten inscannen. Kies dan echter niet een te hoge resolutie (max. 300 dpi), want anders wordt het gescande bestand te groot om te uploaden. Leg de documenten recht op de glasplaat en zorg dat het gescande document rechtop staat (en dus niet gekanteld is) voor de beoordeling door de NFG.
De volledige website van de NFG draait op een zogenaamde secure server. Dat betekent dat al uw documenten veilig en rechtstreeks getransporteerd worden van uw pc naar de server van de NFG. Ook alle overige communicatie tussen u en de NFG vindt dus uitsluitend plaats via een veilige, rechtstreekse verbinding. Uw documenten en gegevens worden veilig afgeschermd en zijn alléén voor de NFG en voor u als lid dagelijks beschikbaar. De communicatie tussen de NFG en haar leden wordt hierdoor eenvoudiger, en doordat er minder piekmomenten verwacht worden, kan een tijdige herregistratie voor alle leden goed gewaarborgd blijven. De NFG-leden kunnen via de NFG-website zelf hun eigen profiel of praktijkgegevens wijzigen en scholingsgegevens inzien. Alle toevoegingen en wijzigingen in het systeem worden op de achtergrond overigens automatisch gelogd (audit tracking), zodat er voor fraude geen plaats is.
LogiTeam en het Nieuwe Werken
De NFG werkt al jaren samen met het bedrijf LogiTeam, gevestigd in Capelle a/d IJssel. Voor de ledenadministratie van de NFG heeft LogiTeam het pakket LogiMember geleverd. De herregistratieprocedure voor NFG-leden is hiervan een onderdeel. LogiTeam werkt met een jarenlang beproefd systeem waarbij het veiligstellen van belangrijke gegevens continu gewaarborgd is, onder andere ook voor (bevolkings)onderzoeken, uitgevoerd door Erasmus MC, en voor een bevolkingsonderzoek dat wordt uitgevoerd in Liverpool en Cambridge.
LogiTeam heeft een frisse kijk op het zogenaamde Nieuwe Werken en deelt die graag met haar partners. Het streven is daarbij steeds om het werk zo efficiënt mogelijk door moderne technologie te laten ondersteunen, met name ten behoeve van administratie en communicatie. En dat betekent dus ook mee blijven groeien met de modernste ontwikkelingen zoals het gebruik van smartphones en social media, en hier in de praktijk handig gebruik van maken.
Zorgverleners ontzorgen – de hele keten ontzorgd
LogiTeam beheert niet alleen de website en het ledenbestand van de NFG, maar ook die van de koepelorganisatie RBCZ (voorheen RBNG). Daarnaast wordt hard gewerkt aan LogiCare, een eenvoudig en betrouwbaar softwarepakket waarmee therapeuten en zorgverleners administratief “ontzorgd” worden. Vooralsnog is dit pakket met name gericht op praktijkondersteuning in de zin van vereenvoudiging van het facturatieproces, de boekhouding en het afsprakenbeheer, maar op korte termijn zullen ook uitbreidingen komen gericht op de communicatie tussen zorgverleners en hun cliënten/patiënten. Binnen een beveiligde omgeving kunnen zorgverleners (en hun cliënten/patiënten) altijd snel en overal toegang krijgen tot de gegevens die op dat moment voor hen van belang zijn.
LogiTeam beoogt hiermee de hele keten van de complementaire en paramedische zorg in Nederland op ICT-gebied optimaal te ondersteunen, van patiënt naar zorgverlener en van beroepsvereniging naar koepelorganisatie. De zorgverleners spelen in deze keten onmiskenbaar de hoofdrol. Zij zijn de belangrijkste schakel in de keten, maar ze moeten de handen zoveel mogelijk vrij houden om goede zorg te blijven verlenen. Er zijn nog vele voordelen voor alle partijen te realiseren door gewoonweg onnodige administratieve en handmatige acties te elimineren, die in het kader van het Nieuwe Werken ook anders kunnen worden ingericht. De zorgverleners ontzorgen, zo luidt dan ook de missie van LogiTeam: minder administratie en de therapeut zorgeloos laten zorgverlenen!
Voor meer informatie: www.logiteam.nl
Meer artikelen over herregistratie en administratieve lastenverlichting leest u in ons magazine-archief. Actuele informatie over herregistratie-eisen vindt u ook bij RBCZ.
