Door: Ton de Jongh
Als oprichter en technisch directeur van het ICT-bedrijf LogiTeam ben ik altijd bezig oplossingen te vinden om werkprocessen te vereenvoudigen en het leven waar mogelijk aangenamer te maken voor mijn klanten en medewerkers, met behulp van ICT-oplossingen. Ik maakte jarenlang lange dagen, zittend achter mijn bureau en laptop. In mijn enthousiasme voor het werk kon het daardoor zomaar eens gebeuren dat ik te weinig tijd reserveerde voor de nodige lichaamsbeweging en buitenlucht. Gelukkig wisten mijn manueel therapeut en mijn fysiotherapeut de balans al weer een aantal jaar geleden tijdig te herstellen.
Mijn contacten met paramedische zorgverleners heb ik altijd als bijzonder prettig ervaren, maar ook in zekere zin inspirerend voor de automatiseerder in mij. Wat me steeds weer opviel wanneer ik sprak met zorgverleners, was het gemis aan goede software om de administratie rondom afspraken en facturatie te ondersteunen. Ook ontbreekt in veel gevallen een toegankelijke, moderne website waar ik als cliënt meer zou willen zien dan dat ik nu kan vinden.
Door mijn werkzaamheden als automatiseerder van de NFG en RBCZ constateer ik dat grote groepen zorgverleners anno 2015 nog steeds kansen laten liggen om veel tijd te besparen door de eigen praktijk effectief te automatiseren. Vanuit het expertisegebied van mijn bedrijf LogiTeam, besloot ik de behoefte aan ICT-ondersteuning en automatisering op administratief gebied binnen de paramedische zorg nader te onderzoeken.
Behoefte aan automatisering en administratieve ondersteuning bij de leden van de NFG: een inventariserend onderzoek
LogiTeam heeft de software en de website geleverd waarmee de NFG en de koepelorganisatie RBCZ haar ledenadministratie verzorgt. LogiTeam heeft sinds augustus 2014 een groot aantal NFG-leden benaderd voor een onderzoek naar de behoefte aan ICT-ondersteuning en automatisering binnen de beroepsgroep. Medewerkers van LogiTeam hebben de leden van de NFG zoveel mogelijk zelf aan het woord gelaten en goed geluisterd naar de wensen en behoeften op administratief gebied, die ter sprake kwamen. Tevens werd de therapeuten natuurlijk gevraagd of ze geïnteresseerd zouden zijn in de oplossingen, die LogiTeam daarbij kan bieden.
Response
311 (73%) van de 423 benaderde leden konden helaas niet telefonisch worden bereikt tijdens kantooruren. Er is bewust voor gekozen geen voicemailbericht in te spreken of een terugbelverzoek achter te laten, want voor het beoogde onderzoek leek de response desondanks afdoende. 17 leden gaven aan geen interesse te hebben in deelname aan het telefonisch onderzoek (15%). Zij gaven aan tevreden te zijn met hun huidige administratiesysteem dan wel over een dermate klein klantenbestand te beschikken, dat zij daardoor niet geïnteresseerd waren in een gesprek over administratieve handelingen binnen de eigen praktijk. 95 van de NFG-leden hebben wel meegedaan aan de telefonische enquête (85%). Het gemiddelde aantal cliënten per praktijk is bij deze leden 9 per week (mediaan 7 per week). Ongeveer driekwart van de ondervraagden voert een “eenmanspraktijk”, dus zonder directe collega’s of ondersteunend personeel.
Resultaten
Ongeveer 95% van de ondervraagde leden werkt momenteel voor de cliëntenadministratie met MS Word en/of MS Excel. De organisatie van de praktijken en de archivering is in grote mate gebaseerd op papier. Indien enkele oude facturen uit het archief moeten worden opgezocht voor declaratie, is dit voor velen een tijdrovende bezigheid. Slechts 5% werkt met een echt klantbeheersysteem dan wel een digitaal archief.
Bijna 100% van de ondervraagden gaf aan dat met name de verslaglegging en declaraties/facturatie het meest tijdrovend zijn. Een systeem dat deze processen ondersteunt, is gewenst onder de voorwaarde dat het niet te ingewikkeld is in het gebruik.
Op de vraag hoe vaak het voorkomt dat een afspraak op het laatste moment (minder dan 24 uur voor aanvang van de afspraak) afgezegd of verzet wordt, gaf 10% van de therapeuten aan dat dit regelmatig/vaak voorkomt, 45% soms en 18% zelden. 27% van de ondervraagden gaf aan dat dit niet bekend of niet van toepassing was. Vooral jeugdige cliënten en tieners zouden relatief vaak afspraken vergeten of op het laatste moment een afspraak afzeggen. 93% van de ondervraagden zou graag een automatische signalering of herinnering voor afspraken uitsturen, bijvoorbeeld per sms, mail of WhatsApp.
84% van de ondervraagden zou haar cliënten graag een digitaal intakeformulier laten invullen, voorafgaand aan een eerste consult. 95% van de ondervraagden geeft haar cliënten reeds huiswerk mee in het kader van de behandeling, 84% van hen zou dit huiswerk graag digitaal willen aanbieden. Op de vraag hoe vaak het voorkomt dat een cliënt/patiënt een kopie van een factuur opvraagt, antwoordde 6% dat dit regelmatig voorkomt, 50% soms en 2% zelden. 41% gaf aan dat dit bij hen niet bekend was.
De medewerker van LogiTeam gaf aan het einde van het gesprek aan over een aantal functionaliteiten te beschikken, die de praktijkvoering kunnen ondersteunen, met name op het gebied van administratie en communicatie met cliënten. De therapeuten konden aangeven of zij gebruik zouden willen maken van bepaalde functionaliteiten wanneer zij deze tot hun beschikking zouden krijgen. De belangstelling was groot: vereenvoudigde verslaglegging 69%, automatische facturatie/declaratie zorgverzekeraar 63%, klantbeheersysteem 56%, digitale agenda 85%, locatie-onafhankelijk werken 63%, beveiligde gegevens en communicatie 77%, werken met actielijsten 76%, communicatie met cliënten via de website en app 81%, dataverwerking ten behoeve van de boekhouding 67% en een geïntegreerde website 91%.
Conclusies
Het voeren van een eigen praktijk is een intensieve aangelegenheid waar veel administratie bij komt kijken. Door de drukke agenda’s blijven tijdrovende dingen nogal eens liggen of is de eigen organisatie niet altijd even optimaal. Met name administratieve handelingen rondom facturatie en verslaglegging worden als tijdrovend beschouwd. Bij de leden van de NFG bestaat er derhalve een grote behoefte aan administratieve ondersteuning en ICT-ondersteuning, bij voorkeur in een totaalpakket waarmee het voeren van een eigen praktijk moeiteloos kan worden ondersteund. Een andere opvallende conclusie is, dat ongeveer driekwart van de therapeuten telefonisch lastig bereikbaar is tijdens kantooruren.
LogiCare – het totaalpakket voor zorgverleners
Het is voor een ICT’er natuurlijk altijd prettig om te constateren dat er een grote behoefte is aan software die administratieve processen ondersteunt, vooral wanneer daarvoor de ideale oplossingen al voorhanden zijn. LogiTeam beschikt al jaren over geavanceerde software waarmee ingewikkelde processen moeiteloos gevolgd kunnen worden. Aan de hand van de uitkomsten van bovengenoemd onderzoek heeft LogiTeam hard gewerkt aan het samenstellen van LogiCare, een totaalpakket voor zorgverleners waarin alle administratieve wensen kunnen worden vervuld, en waarmee zorgverleners met een eigen praktijk dus volledig administratief “ontzorgd” worden waardoor zij meer tijd overhouden om ook écht zorg te verlenen. Een aantal zorgverleners/praktijken is inmiddels volledig aangesloten op LogiCare, en is hier zeer tevreden over.
De belangrijkste functionaliteiten omvatten: een overzichtelijk agenda- en afsprakenbeheer, inclusief instelbare mogelijkheden voor het sturen van afspraakbevestigingen en afspraakherinneringen; mogelijkheden om verschillende templates (netjes geformatteerde brieven conform uw eigen wensen) te gebruiken voor uw verslaglegging en communicatie; een overzichtelijke weergave van al uw cliënten en behandelgegevens; een eenvoudige manier om met een paar muisklikken een factuur te sturen en deze op te stellen wanneer u maar wilt (bijvoorbeeld onmiddellijk dan wel later via één factuur over meerdere consulten); eenvoudig boekhoudkundige gegevens verzamelen, bijvoorbeeld door een foto via uw mobiele telefoon te uploaden; en optimale veilige communicatie met uw cliënten via uw eigen website en indien gewenst ook via een eenvoudig te gebruiken app.
Op onze website www.logicare.nl vindt u in onze kennisbank (technische) oplossingen voor uiteenlopende problemen m.b.t. automatisering. U bent als NFG-lid van harte uitgenodigd om via deze website uw vragen te stellen omtrent uw persoonlijke automatisering. Wij zullen ons inspannen u naar beste kunnen de weg te wijzen naar oplossingen. Uw vragen en onze antwoorden of oplossingen zullen in algemene termen in de kennisbank worden opgenomen. Op onze website staan de tijden van ons technisch spreekuur (gratis voor NFG-leden). Binnenkort nodigen we graag alle leden van de NFG uit (via e-mail of nieuwsbrief) om middels een vragenlijst specifieke wensen en behoeften rondom bovenstaande punten nader in kaart te brengen. Bij de definitieve lancering van LogiCare verwerken we dan ook de laatste wensen en kunt u optimaal profiteren van de oplossingen die voor uw beroepsgroep binnen handbereik liggen. U kunt meer lezen over LogiCare op www.logicare.nl.
Administratie efficienter aanpakken
Administratie hoeft niet altijd tijdrovend te zijn. Met de juiste tools en een vaste routine kun je je administratie sneller en overzichtelijker bijhouden. Lees meer PSC Magazine 2015 artikelen over dit thema, en verdiep je in de achtergrond via Wikipedia over praktijkvoering.
